Wiki

Giám đốc Vận hành – COO là gì?

Giám đốc Vận hành (COO) là ai?

Giám đốc Vận hành (COO), còn được gọi là giám đốc hoạt động, là một trong những vị trí điều hành cấp cao nhất trong một công ty, và là một phần của cấp C. COO chịu trách nhiệm về hoạt động hàng ngày của công ty, thường xuyên báo cáo cho giám đốc điều hành cấp cao nhất, thường là giám đốc điều hành (CEO). COO thường là chỉ huy thứ hai tại công ty, khi người điều hành cấp cao nhất là Chủ tịch và Giám đốc điều hành.

Không giống như các vị trí khác trong cấp C, công việc của COO có xu hướng được xác định theo quy trình hoạt động của từng công ty, và thường liên quan đến CEO. Theo nhiều cách, việc lựa chọn COO tương tự như lựa chọn Phó Chủ tịch hoặc Trưởng bộ phận; vị trí và trách nhiệm khác nhau tùy thuộc vào phong cách và nhu cầu của Chủ tịch hoặc Giám đốc điều hành. Do đó, vai trò COO đáp ứng những kỳ vọng cá nhân và thay đổi theo chỉ thị từ cấp trên.

Một số công ty hiện đại hoạt động không có COO. Ví dụ, trong năm 2007 gần 58% trong số 500 công ty trong danh sách Fortune 500 không có COO. Trong trường hợp này, CEO sẽ đảm nhiệm nhiều vai trò và trách nhiệm hơn, hoặc vai trò truyền thống được giao cho COO được thực hiện bởi các giám đốc phụ thuộc cấp C. Mặc dù số lượng COO đã giảm trong 10 năm qua, nhưng vẫn tồn tại nhiều cơ sở để dự đoán nhu cầu sử dụng vị trí này trong tương lai tăng lên:

  • Các công ty ngày càng mở rộng và phức tạp hơn, khiến việc giám sát toàn bộ tổ chức là quá nhiều so với một cá nhân.
  • Các công ty đang tìm kiếm một mối liên kết giữa hiệu suất công ty và sự hiện diện của một COO.
  • Các công ty đang trở nên thận trọng hơn về kế hoạch kế nhiệm của CEO và thường có xu hướng sử dụng những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc ngay tại công ty.
  • Sự gia tăng về tính linh động trong việc sử dụng nhân lực có nghĩa là vị trí COO sẽ được sử dụng thường xuyên hơn trong việc hỗ trợ các giám đốc điều hành, thay vì để ứng viên cho vị trí COO có năng lực của một CEO trở thành một COO của đối thủ cạnh tranh.

Vai trò và trách nhiệm của một Giám đốc vận hành (COO)

Trong lĩnh vực sản xuất, vai trò chính của COO thường là những hoạt động quản lý, có nghĩa là COO chịu trách nhiệm phát triển, thiết kế, vận hành và cải tiến các hệ thống tạo và cung cấp các sản phẩm của công ty. Ngoài ra, COO chịu trách nhiệm đảm bảo các hoạt động kinh doanh luôn đạt mục tiêu và đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý tài nguyên, phân phối hàng hoá và dịch vụ phù hợp với khách hàng và phân tích các hệ thống chờ đang được thực hiện.

Mặc dù COO thường đảm nhận nhiều vai trò, nhưng vẫn có một số chức năng cơ bản mà các COO thường thực hiện:

  • Theo chỉ đạo của CEO và Ban Giám đốc, quản lý các nguồn lực để sử dụng hiệu quả nhất với mục tiêu tạo ra giá trị tối đa cho các bên liên quan của công ty.
  • Phát triển và phân bổ chiến lược, nhiệm vụ của tổ chức cho các nhân viên cấp thấp hơn, lên kế hoạch thực hành huấn luyện cũng như điều chỉnh nhân sự phù hợp với mục tiêu của công ty.
  • Lập kế hoạch theo mức độ ưu tiên dựa trên các yêu cầu của khách hàng, nhân viên và tổ chức.
  • Duy trì và giám sát nhân sự, cấp độ, kiến thức-kỹ năng-thuộc tính (KSA), kỳ vọng và động lực để thực hiện yêu cầu tổ chức.

Mối quan hệ COO-CEO

Bởi vì COO thường chịu trách nhiệm như nguồn cung cấp thông tin cho CEO, nên lòng tin là điều quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tích cực giữa COO và CEO. Giám đốc điều hành phải hoàn toàn tin tưởng rằng COO luôn có thể hoàn thành công việc và chia sẻ tầm nhìn của họ. Khi mối quan hệ được xây dựng dựa trên niềm tin được tạo ra giữa CEO và COO, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp được cải thiện và kết quả cụ thể được củng cố. Bảy chiến lược quan trọng để xây dựng lòng tin trong mối quan hệ CEO-COO bao gồm:

  • Thông tin liên lạc — Giám đốc điều hành phải thoải mái chia sẻ thông tin với COO và thường xuyên trao đổi về chiến lược và về bất kỳ thay đổi nào trong chiến lược. Tương tự, COO phải thường xuyên được phép cập nhật trạng thái cho CEO. Khi thông tin liên lạc bị gián đoạn, sự ngờ vực hoặc hiểu lầm có thể phát sinh.
  • Vai trò COO dường như hoạt động tốt nhất khi vai trò và trách nhiệm của COO được phân định rõ ràng và được phép đưa ra quyết định cuối cùng trong phạm vi được thỏa thuận trước.
  • Giám đốc điều hành không được làm giảm uy tín của COO bằng cách liên tục thay đổi các quyết định nhưng không báo trước. Khi nhân viên biết rằng họ có thể nhận được một câu trả lời khác trực tiếp từ CEO thay vì COO, vai trò COO sẽ không còn có ích cho công ty.
  • Trong các mối quan hệ CEO-COO hiệu quả, cả hai bên đều cảm thấy thoải mái với mức độ “tín dụng” mà họ nhận được cho công việc của họ trong nội bộ, bên ngoài, từ Ban Giám đốc và từ bên còn lại.
  • Hai cá nhân phải tôn trọng nhau và hợp tác hiệu quả với nhau. Vì đây không phải là một quan hệ đối tác có thể bị ép buộc.
  • COO được chọn phải có các thông tin phù hợp để thực hiện mục đích mà vai trò COO mà họ đảm nhiệm để có kỹ năng hỗ trợ cho CEO.
  • Cả hai bên phải hiểu liệu COO có muốn đảm nhiệm vị trí giám đốc điều hành hay không và thời gian cần thiết cho quá trình chuyển đổi đó.

Mối quan hệ với ban lãnh đạo

Ngoài mối quan hệ mạnh mẽ và đáng tin cậy với CEO, COO cũng nên có mối quan hệ mật thiết với ban lãnh đạo. Một mối quan hệ tốt giữa COO và hội đồng quản trị cho phép hội đồng quản trị hiểu rõ hơn và độc lập đánh giá một người kế nhiệm tiềm năng; đồng thời, cũng cung cấp cho hội đồng một nguồn ý kiến ​​mang tính chuyên nghiệp về công ty và những phân tích đáng giá về các sáng kiến ​​quan trọng.

Một mối quan hệ mật thiết mang lại lợi ích cho các COO ở chỗ họ có thể mở rộng trải nghiệm của họ cũng như nâng cao kỹ năng của bản thân lên mức chuyên nghiệp. Ngoài ra, nếu COO đang tìm kiếm cơ hội trở thành Giám đốc điều hành tiếp theo, nó cho phép họ phát triển sự tín nhiệm từ hội đồng quản trị.

Các nhà nghiên cứu tư vấn cho COO chứng minh khả năng của bản thân trên thực tế hơn là chỉ đơn giản trình bày trên tài liệu tại các cuộc họp hội đồng quản trị. Các nhà nghiên cứu cũng đưa ra nhiều lý do tại sao một COO nên có tiếng nói của riêng mình và độc lập với CEO.

Nguồn: Khuyenhocvietnam.com biên soạn

 

Close